یکی از مهم ترین موارد در شرکت ها و ادارات نحوه نگهداری اسناد و مدارک است. در همه سازمان ها از کمدهای مختلف برای جاسازی وسیله ها استفاده می کنند. بیشترین سؤالی که در این باره مطرح می شود این است که چه نوع کمدی برای ادارات مناسب است؟ هر کدام از وسیله ها را در کدام قسمت آن ها باید قرار دهیم؟ کدام یک از کمد ها و قفسه ها جادار هستند؟ کدام جنس کمد مناسب است؟ برای یافتن پاسخ تمامی این سؤالات با ما تا آخر این قسمت همراه باشید. در این مقاله به بررسی تمامی موارد مربوط به کمد و فایل اداری می پردازیم.
در ادارات برای سازمان‌دهی وسیله ها و نگهداری و بایگانی مدارک مختلف فایل های اداری استفاده می شود. از سازمان های بزرگ گرفته تا شرکت های کوچک و نوپا نظم حرف اول را می زند از این رو کمدها، قفسه و فایل های اداره اهمیت بسیار بالایی دارند. وجود نظم و قانون مندی در هر سازمانی باعث جلوگیری از هدر رفت وقت و هزینه می شود برای مثال اگر مدارک در جاهای مخصوص خود قرار بگیرند در زمان نیاز به هر یک، دسترسی به آن ها بسیار راحت و به زمان کمی نیاز خواهد داشت.
برای این که کمد و فایل اداری کاربرد و کارایی بالایی داشته باشد باید متناسب با محیط و وسیله ها باشند. اگر با انواع فایل های اداری آشنایی داشته باشید می توانید به راحتی فایل مورد نیاز خود را خریداری نمایید. فایل های اداری در جنس های مختلفی از جمله: فلزی، ام دی اف، پلاستیک و به صورت کشویی و کمدی تولید می شوند که هر کدام کارایی مخصوص خود را دارند.
همان طور که گفته شد بهترین فایل اداری، فایلی است که بتواند پاسخ گوی نیازهای افراد باشد. ولی در این بین افراد باید با اطلاعات کافی درباره بهترین فایل ها داشته باشند تا بتوانند انتخاب درستی بکنند. اولین ویژگی که فایل اداری داشته باشد باید جنس مرغوبی داشته باشد و با استفاده متعدد سریع آسیب نبیند. اندازه آن مناسب مدارک و اسنادی که قرار است داخل آن قرار بگیرد، متناسب باشد. همچنین از نظر ظاهری نیز مناسب باشد و فضای اتاق را زیبا سازد. علاوه بر این موارد باید توجه کنید که فایل اداری را برای چه مکانی می خواهید و اندازه آن را متناسب با مکان تعیین کنید.
اگر می خواهید کمد، قفسه و یا فایل اداری مناسب با نیاز شما باشد باید در حین خرید به موارد مختلفی توجه کنید. در این قسمت به بررسی چند مورد از این موارد می پردازیم.
فایل های اداری در ابعاد و مدل های مختلفی تولید می شوند و کارایی هر یک متفاوت است. قبل از خرید حتماً باید شما ابعاد محلی که قرار است فایل در آنجا قرار بگیرد را به طور دقیق اندازه بگیرید. همچنین وسیله هایی که قرار است در داخل کمد قرار دهید را نیز در نظر بگیرید برای مثال اگر تمامی مدارک شما به صورت A4 هستند، باید اندازه کمد متناسب با آن باشد. همچنین اگر کمد را برای چندین کارمند خریداری می کنید باید تک تک کارمندان را در نظر بگیرید. در چنین حالتی بهتر است از فایل های کشویی استفاده کنید تا برای هر شخص کشوی مجزا تخصیص داده شود.
فایل های اداری در جنس های مختلفی از جمله فلزی و ام دی اف تولید می شوند و کیفیت هر کدام متفاوت است. باید در حین خرید به این مورد نیز دقت کنید برای مثال در مکان هایی که رطوبت زیاد است ممکن است فایل از جنس ام دی اف آسیب ببیند پس بهتر است فلزی خریداری نمایید. همچنین از نظر امینت نیز جنس اهمیت زیادی دارد. اگر مدارک حساس و مهمی را بایگانی می کنید بهتر است از فایلی استفاده کنید که با کیفیت، نسور و مهم تر از همه قفل دار باشد. برای مدراک غیرحساس و مدارکی که می خواهید دسترسی به آن ها راحت باشد فایل های ام دی افی گزینه خوبی هستند.
در سازمان های مختلف دکوراسیون تأثیر زیادی بر روحیات و کار افراد دارد از این رو کمدها و قفسه ها نیز باید زیبایی ظاهری داشته باشند. همچنین با سایر وسیله ها در اتاق متناسب باشند، برای مثال اگر رنگ مبلمان توسی است بهتر است فایل اداری نیز هم رنگ آن ها باشد. توجه کنید این مورد زمانی اهمیت دارد که فایل اداری در اتاق و در معرض دید باشد.
فایل های اداری در انواع مختلفی تولید می شوند از جمله: فایل اداری کمدی، فایل اداری کشویی، متحرک، ثابت، قفل دار، بدون قفل و قفسه باز. هر یک این مدل ها کارایی متفاوتی دارند و افراد باید طبق نیاز خود آن ها را خریداری نمایند. انواع فایل های اداری را نمی توان با یکدیگر مقایسه کرد و انتخاب نوع آن ها فقط به سلیقه و نیاز افراد بستگی دارد. فایل های اداری کشویی برای اتاق هایی که دارای چند کارمند هستند مناسب است همچنین فایل های قفسه باز برای قرار دادن مدارکی که هر روز متعدد مورد نیاز هستند، مناسب می باشد. بهتر است بدانید برخی از فایل های اداری رو میزی هستند و برای سازمان دهی مدارک روی میز مورد استفاده قرار می گیرند.
فایل های اداری مزایای زیادی دارند ولی مهم ترین آن ها نظم بخشیدن به محیط است. برخی از افراد بر این باورند که با پیشرفت تکنولوژی در ادارات از کاغذ استفاده زیادی نمی شود، در صورتی که چنین نیست. همچنان در سازمان های مختلف کاغذ بازی ادامه دارد و نگهداری و امنیت مدارک از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. اگر این اسناد بانظم و هماهنگی در کنار هم قرار نگیرند امکان گم شدن و از بین رفتن آن ها وجود دارد. فایل های اداری با اشغال فضای بسیار کم در ادارات اسناد و مدارک زیادی را با نظم نگهداری می کنند.
یکی دیگر از مزایای فایل اداری نگهداری مدارک با امینت بالا است. همان طور که گفته شد مدارک حساس ممکن است در اثر آتش سوزی و یا دزدی از بین بروند. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی می توانید از فایل های قفل دار و نسوز استفاده کنید. با دسته بندی اسناد در قفسه ها و کمدها دسترسی به آن ها بسیار راحت خواهد بود و زمان زیادی برای پیدا کردن مدارک صرف نمی شود.
همان طور که می دانید فایل های اداری انواع مختلفی دارند و طبق آن، قیمت هر یک متفاوت است. نمی توان هزینه مشخصی برای همه آن ها در نظر گرفت زیاد قیمت آن ها به عوامل مختلفی بستگی دارد که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
کاملاً مشخص است که هر چه کیفیت محصول بالا باشد قیمت آن نیز نسبتاً زیاد خواهد بود. اسپرچوب با بهترین کیفیت و نازلترین قیمت فایل های اداری مورد نیاز شما را تولید خواهد کرد.
مجموعه اسپرچوب با اتکا به خداوند بزرگ فعالیت خود را در زمینه طراحی دکوراسیون داخلی اداری و خانگی و اجرای مبلمان اداری و پارتیشن دوجداره و تک جداره از سال 1390 شروع به کار کرده است.
